Công tác chỉ đạo, điều hành chung
Ban hành kế hoạch tổng thể các công việc cần triển khai phục vụ Đại hội và ban hành chương trình công tác hàng tháng để giúp các đầu mối liên quan triển khai công việc đúng tiến độ; Tích cực chuẩn bị cho Hội nghị trưởng đoàn tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh (dự kiến trong các ngày 28, 29, 30/8); Ban hành Điều lệ thi đấu các môn và tổng hợp số lượng đăng ký tham dự Đại hội của các quốc gia, vùng lãnh thổ. Hướng dẫn kế hoạch vận hành đối với các công trình thể thao, hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ thi đấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành chung.
Trong tháng 6, BTC AI Games III sẽ phê duyệt kế hoạch và dự toán chi tiết của các Tiểu ban để tổ chức triển khai thực hiện.
Công tác tài chính, đầu tư
Hướng dẫn quy trình quản lý, thủ tục cấp phát, chi tiêu, thanh quyết toán tài chính của AI Games III, chỉ đạo các chủ đầu tư thực hiện các thủ tục đấu thầu, triển khai dự án đúng tiến độ.
Công tác chuyên môn, kỹ thuật
Hoàn thành các lớp đào tạo trọng tài, cán bộ điều hành của các môn trong chương trình Đại hội và chuẩn bị kế hoạch tổ chức các giải thi đấu tiền AI Games III, đặc biệt là đối với các môn thể thao mới, lần đầu tiên được tổ chức tại Việt Nam. Công tác kiểm tra việc đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn và lắp đặt, nghiệm thu các trang thiết bị phục vụ thi đấu tại các công trình Đại hội cũng sẽ được thực hiện trong quý III. Bên cạnh đó, công tác chuyên môn kỹ thuật còn phải tiến hành triển khai hoạt động của các BTC môn thi trong chương trình Đại hội. Một nhiệm vụ cũng vô cùng quan trọng đó là tiếp tục tập huấn lực lượng VĐV Việt Nam tham dự AI Games III.
Công tác tuyên truyền
Thực hiện tuyên truyền, cổ động trực quan tại một số địa điểm và hướng dẫn BTC địa phương triển khai kế hoạch tuyên truyền, cổ động trực quan tại địa phương. Đồng thời, phối hợp với các cơ quan thông tấn báo chí mở chuyên mục tuyên truyền về AI Games III. Trung tâm Báo chí chính và Trung tâm Truyền hình quốc tế sẽ được triển khai đúng tiến độ. Tại Đại hội Thể thao trẻ Châu Á diễn ra tại Singapore, hoạt động giới thiệu về AI Games III sẽ diễn ra nhằm quảng bá với bạn bè quốc tế.
Công tác lễ tân khánh tiết
Hoàn thành việc tuyển chọn, đào tạo lực lượng tình nguyện viên tại Hà Nội và phối hợp với các BTC địa phương đào tạo tình nguyện viên tại chỗ. Đồng thời, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan ban hành các quy định đặc thù về cơ chế đón tiếp các quan chức, các thủ tục ưu đãi về thị thực nhập cảnh, thủ tục hải quan...
Công tác công nghệ thông tin - truyền thông
Khẩn trương triển khai các dự án về công nghệ thông tin phục vụ Đại hội bảo đảm tiến độ, phục vụ đoàn kiểm tra về công nghệ thông tin của OCA; Triển khai phòng kiểm tra (Testing Lab) để kiểm nghiệm, đánh giá mức độ đạt yêu cầu của các hệ thống trước khi đưa vào triển khai. Khai trương và vận hành Trang tin điện tử của Đại hội. Hướng dẫn các địa phương xây dựng mạng LAN và bố trí các trang thiết bị công nghệ thông tin. Tổ chức cập nhật dữ liệu đăng ký vào hệ thống quản lý nhân sự, phục vụ cho công tác điều hành Đại hội.
Công tác vận động tài trợ
Tiếp tục tiến hành đàm phán để xác định đơn vị tư vấn và phương thức thực hiện hợp đồng tư vấn tài trợ của AI Games III, đồng thời thương thảo với các đối tác tài trợ để huy động các sản phẩm, dịch vụ phục vụ công tác tổ chức Đại hội, giảm chi phí của các Tiểu ban cũng như BTC địa phương.
Các công tác khác
Trên cơ sở tổng hợp số liệu về số lượng đăng ký tham dự của các quốc gia, vùng lãnh thổ, trong tháng 6, các Tiểu ban liên quan sẽ xây dựng phương án chi tiết về bố trí nơi ăn ở, phòng họp chức năng, phòng làm việc, phương tiện giao thông phục vụ các đối tượng tham dự Đại hội. Trong tháng 7 và tháng 8, tổ chức triển khai khảo sát, ký kết hợp đồng nguyên tắc đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ.
Linh Giang