Là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi kỳ Đại hội, các phiên họp của Hội đồng Olympic Châu Á (OCA) sẽ được tổ chức trước và trong Đại hội. Hoạt động này không chỉ đảm bảo cho công tác điều hành mà còn mang ý nghĩa chính trị đặc biệt, nhằm không ngừng tăng cường tình đoàn kết, hữu nghị giữa các quốc gia trong khu vực và nâng cao vị thế nước chủ nhà trên trường quốc tế.

AI Games III tại Việt Nam cũng không thể thiếu những phiên họp như vậy. Các phiên họp của OCA gồm: Hội nghị các Trưởng đoàn (dự kiến vào các ngày  27 - 28/8 tại Hà Nội; 29 -30/8 tại thành phố Hồ Chí Minh). Số lượng khách tham dự khoảng từ 150 - 170 người, là những quan chức của OCA, lãnh đạo đoàn thể thao các quốc gia tham dự. Tại cả 2 địa điểm, Hội nghị Trưởng đoàn sẽ diễn ra nhằm thống nhất một số vấn đề xung quanh công tác tổ chức Đại hội. Ngoài ra, đoàn còn tiến hành khảo sát các địa điểm thi đấu, nơi ăn, nghỉ, công tác chuẩn bị của nước chủ nhà.

Hội nghị Trưởng đoàn là một trong những cuộc họp quan trọng nhất của mỗi kỳ Đại hội (Ảnh: Thế Thiện)

Một trong những cuộc họp quan trọng khác là cuộc họp điều phối của OCA và các quốc gia thành viên nhằm chỉ đạo và điều hành tốt mọi công việc liên quan trực tiếp đến công tác chuyên môn của Đại hội (dự kiến diễn ra vào đầu tháng 10 tại 2 địa điểm thi đấu chính: Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh).

Trong thời gian diễn ra Đại hội (từ 30/10 - 8/11) sẽ có 6 cuộc họp Hội nghị các Trưởng đoàn sẽ diễn ra ở cả Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Đây sẽ là những cuộc họp quan trọng để các đoàn nêu ra ý kiến, thắc mắc về các vấn đề liên quan đến Đại hội, VĐV, ăn, ở, đi lại.... đồng thời BTC có thể giải quyết nhanh chóng những phát sinh trong thời gian này. Diễn ra song hành cùng với Đại hội còn có các cuộc họp của Ban điều hành OCA và tiệc chiêu đãi các đoàn của BTC và UBND thành phố, địa phương đăng cai.

Được biết, đến thời điểm này, Tiểu ban Lễ tân - Khánh tiết - đơn vị chịu trách nhiệm về công tác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của lãnh đạo cấp cao OCA, các trưởng đoàn... đã xây dựng xong chương trình làm việc cụ thể về nội dung, cách thức tổ chức, những yêu cầu về cơ sở vật chất cho công tác tiếp đón... Theo kế hoạch, cuối tháng 7 Tiểu ban Lễ tân - Khánh tiết sẽ gửi văn bản cụ thể, hướng dẫn chi tiết về vấn đề này tới các địa phương đăng cai, trong đó, bao gồm cả việc hướng dẫn về treo cờ, kéo cờ, hát quốc ca...

Thiên Hà