Diễn đàn du lịch ASEAN 2009 (ATF 09) là một sự kiện chính trị có ý nghĩa quan trọng, góp phần quảng bá về đất nước, con người Việt Nam đối với bạn bè thế giới. Chính vì vậy, công tác chuẩn bị cho sự kiện này rất được coi trọng, coi đó là nhiệm vụ đặt biệt, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của Diễn đàn cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả của Diễn đàn đối với sự nghiệp phát triển của đất nước nói chung, của ngành Du lịch Việt Nam nói riêng. Do vậy đến nay, công tác chuẩn bị đang được tiến hành theo kế hoạch.
Hiện tại, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã thành lập Ban Chỉ đạo do Bộ trưởng Bộ VH, TT và DL Hoàng Tuấn Anh làm Trưởng ban; Ban Tổ chức do Thứ trưởng Bộ VH, TT và DL Trần Chiến Thắng làm Trưởng ban. Bên cạnh đó, Bộ trưởng Bộ VH, TT và DL đã banh hành Quyết định (số 1544/QĐ-BVHTTDL ngày 8/4/2008) về việc thành lập các Tiểu ban giúp việc, Ban Tổ chức Diễn đàn Du lịch ASEAN 2009.
Ngoài nhiệm vụ lập kế hoạch hoạt động, sắp xếp, bố trí lịch làm việc, chuẩn bị các báo cáo của Tiểu ban, các Tiểu ban sẽ phải thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu của mỗi ban. Cụ thể:
Tiểu ban Nội dung
Tiểu ban sẽ xây dựng chương trình, nội dung các phiên họp trong khuôn khổ ATF 09, đồng thời chuẩn bị nội dung dự họp và phục vụ Trưởng đoàn NTOs và Bộ trưởng điều hành các phiên họp và họp báo. Tiểu ban Nội dung cũng sẽ là đơn vị phối hợp xây dựng kịch bản Lễ khai mạc, bế mạc ATF 09, tham gia thiết kế nội dung các ấn phẩm, giấy mời, băng rôn, cờ phướm, panô quảng cáo của ATF 09.
Tiểu ban Lễ tân
Sẽ đóng vai trò quan trọng, tạo ấn tượng đến bạn bè quốc tế, qua đó góp phần mang lại hiệu quả thiết thực của ATF 09, Tiểu ban Lễ tân sẽ làm việc với các sân bay (Nội Bài, Tân Sơn Nhất) hỗ trợ đón, tiến các đại biểu tại sân bay. Tiểu ban này sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan đảm bảo công tác lễ tân: đón, tiễn đại biểu; mời, đưa, đón đại biểu tham dự Lễ khai mạc, bế mạc và các buổi chiêu đãi, xem biểu diễn nghệ thuật. Bên cạnh đó, Tiểu ban sẽ làm việc với một số trường đào tạo du lịch chuẩn bị lực lượng tình nguyện viên phục vụ ATF 09 và phối hợp lập kế hoạch tập huấn lực lượng đó.
Tiểu ban An ninh
Nhiệm vụ chính của tiểu ban này là đề xuất cơ quan chức năng lập và triển khai phương án đảm bảo an ninh, an toàn cho đại biểu và các hoạt động của ATF 09; đồng thời, phối hợp in, quản lý và cấp thẻ đại biểu ATF 09.
Tiểu ban Hậu cần
Là đơn vị làm việc với khách sạn, ký kết và hỗ trợ giữ phòng khách sạn cho một số quan chức và đại biểu quốc tế. Bên cạnh đó, Tiểu ban này sẽ phải khảo sát, thống nhất hợp đồng bố trí các phòng họp, phòng chức năng, tổ chức các buổi chiêu đãi.
Tiểu ban Vận chuyển
Lên phương án đón, đưa, đi, đến sân bay, lịch trình đi lại của các đại biểu, bố trí xe phục vụ, lựa chọn doanh nghiệp, thống nhất hợp đồng vận chuyển là những công việc của bộ phận này. Ngoài ra, tiểu ban Vận chuyển còn phải khảo sát, lựa chọn hãng lữ hành và thống nhất hợp đồng cung cấp tour phục vụ các đại biểu tham dự ATF 09, xây dựng chương trình tham quan cho các Bộ trưởng và phu nhân hoặc phu quân các Bộ trưởng; làm việc với bộ phận giao thông công chính, Cục Cảnh sát giao thông về phân luồng giao thông phù hợp, bố trí xe cảnh sát dẫn đường, đảm bảo trật tự giao thông; Làm việc với Tổng cục Hải quan, Cục Quản lý xuất nhập cảnh tạo điều kiện thủ thục hải quan cho các đại biểu quốc tế; Thực hiện thủ tục đề nghị Bộ Ngoại giao chỉ đạo Đại Sứ quán Việt Nam tại các nước hỗ trợ, tạo điều kiện thủ tục cấp thị thực cho đại biểu quốc tế.
Tiểu ban Vận động tài trợ
Sẽ xây dựng kế hoạch vận động tài trợ, phương án vận động tài trợ và xây dựng chế độ, chính sách cho các đơn vị tài trợ; Xây dựng cơ chế, giám sát thực hiện thu, chi đối với tất cả các hoạt động của ATF 09; Làm việc với Vietnam Airlines và các hãng hàng không quốc tế có đường bay tới Việt Nam để đề nghị giảm giá, hỗ trợ vé máy bay.
Tiểu ban Travex
Tiểu ban này sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ chính sau: hoàn chỉnh nội dung ấn phẩm giới thiệu ATF 09, giấy mời các sự kiện, tiệc chiêu đãi, chuẩn bị ấn phẩm quảng bá du lịch Việt Nam; Hoàn chỉnh phương án mặt bằng bố trí gian hang tại Travex; Lựa chọn, gửi thư mời và tiếp nhận đăng ký của buyer, media, đăng ký gian hàng tại Travex; Phối hợp xây dựng và cung cấp thông tin cho trang Website ATF 09; Phối hợp, lựa chọn tập huấn tình nguyện viên; Trao đổi với Ban Thư ký ASEAN, kênh truyền hình CNN về tham gia, hỗ trợ của CNN tại ATF 09...
Tiểu ban Tuyên truyền, quảng bá
Nhiệm vụ chính sẽ là xây dựng kế hoạch tuyên truyền, quảng bá trước, trong và sau ATF 09; chủ trì xây dựng trang Website ATF 09, phối hợp hỗ trợ đại biểu đăng ký tham dự qua Internet…
Linh Giang