Nhằm tích cực chuẩn bị cho Hội nghị Trưởng đoàn tham dự AI Games III, sáng nay (11/8) tại trụ sở Bộ VH,TT&DL, Tiểu ban Lễ Tân - Khánh Tiết đã báo cáo về tiến độ công việc trước Thứ trưởng thường trực Nguyễn Danh Thái. Tại buổi họp, các Tiểu ban liên quan như: Hậu cần - Dịch vụ công, An ninh, Giao thông, Công nghệ - Thông tin, Tuyên truyền... cũng đã báo cáo về tình hình chuẩn bị cho Hội nghị.
Tính đến thời điểm 8h sáng ngày 11/8/2009 đã có 43 thành viên của 23 quốc gia, vùng lãnh thổ đăng ký tham dự Hội nghị. Với tinh thần làm việc khẩn trương, tích cực, Tiểu ban Lễ Tân - Khánh tiết đã lập dự trù kinh phí chi tiết để tổ chức Hội nghị. Việc đặt phòng họp Hội nghị, phòng nghỉ cho khách và tiệc chiêu đãi tại cả 2 địa điểm: thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội đều đã dần hoàn tất. Đối với các đoàn tham dự, Tiểu ban cũng đã tiến hành làm thủ tục visa, hỗ trợ đặt vé máy bay nội địa cho các đoàn có nhu cầu.
Bên cạnh đó, các mảng công việc như: nội dung các cuộc họp, chương trình làm việc, chuẩn bị xe đón tiếp đoàn, tài liệu, giấy mời, sổ tay tình nguyện viên phục vụ cho Hội nghị... đều được giao cho từng cá nhân, đơn vị cụ thể. Triển khai công tác này, nhiều lớp tập huấn ngắn hạn về an ninh - quốc phòng, cách thức tiếp đón, tác phong... tại từng địa điểm cụ thể (khách sạn, sân bay, phòng họp...) cho đội ngũ tình nguyện viên đã được tổ chức hiệu quả.
 |
Thứ trưởng thường trực Nguyễn Danh Thái chủ trì
cuộc họp (Ảnh: Thế thiện) |
Trong thời gian tới, Tiểu ban Lễ Tân - Khánh tiết sẽ phối hợp với các Tiểu ban khác tiếp tục chuẩn bị nội dung tài liệu cho Hội nghị; gửi công văn về chương trình thăm quan các địa điểm thi đấu trong khuôn khổ Hội nghị; phối hợp với công an biên phòng làm đường đi riêng cho khách tại sân bay, điều hành ô tô đón, tiễn, thăm quan các địa điểm; lên danh sách khách mời cụ thể dự họp và tiệc chiêu đãi, biển tên, cờ bàn, chỗ ngồi theo thứ tự ABC...
Căn cứ vào tình hình thực tiễn cùng với ý kiến đóng góp của các thành viên dự họp, Thứ trưởng thường trực Nguyễn Danh Thái đã kết luận một số vấn đề chính sau:
- Hội nghị Trưởng đoàn là một sự kiện quan trọng, không chỉ là bước tập dượt cho công tác tổ chức của nước chủ nhà (về cách thức đón tiếp, tình nguyện viên, phương án giao thông, an ninh....) mà còn là dịp để Việt Nam tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với các đoàn tham dự. Vì vậy, yêu cầu tất cả các Tiểu ban cần tích cực hơn nữa, phối hợp giải quyết nhanh, gọn những phát sinh trong công tác chuẩn bị để Hội nghị có thể diễn ra thành công.
 |
Buổi họp có sự tham dự của đông đảo
các Tiểu ban chuyên trách (Ảnh: Thế Thiện) |
- Kinh phí để tổ chức Hội nghị Trưởng đoàn về cơ bản đảm bảo đáp ứng đủ tiêu chí mà OCA đề ra. Tuy nhiên, kinh phí của 2 bữa tiệc chiêu đãi tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh sẽ được bổ sung thêm (có thể sẽ phải huy động từ nguồn xã hội hoá...).
- Đoàn chủ toạ của Hội nghị sẽ gồm 2 thành viên cấp cao của OCA và 3 thành viên của nước chủ nhà. Đại diện của đoàn TTVN tham dự Đại hội cũng có mặt do ông Trần Văn Quỳnh - Vụ trưởng Vụ thể thao thành tích cao làm Trưởng đoàn. Ngoài ra, lãnh đạo các bộ môn có trong chương trình thi đấu của Đại hội cũng sẽ tham dự để nắm rõ tình hình chuẩn bị cũng như những yêu cầu mà Hội nghị đề ra tại Đại hội lần này.
- Yêu cầu Tiểu ban Tuyên truyền chỉ đạo và phối hợp tốt với các đơn vị để không ngừng quảng bá cho Đại hội, nhất là trên các phương tiện thông tin đại chúng. Theo đó, buổi Lễ phát động hưởng ứng AI Games III (cùng ngày với Hội nghị Trưởng đoàn diễn ra tại thành phố Hồ Chí Minh) sẽ được tổ chức trọng thể vào 7h sáng ngày 29/8 với sự tham dự của lãnh đạo cấp cao OCA và các quốc gia, lãnh thổ trong khu vực. Theo Thứ trưởng, số lượng các cơ quan báo chí trong nước và quốc tế tham dự tuyên truyền cho Hội nghị cũng không nên quá hạn chế (dự kiến sẽ là 40 cơ quan báo chí trong nước và 10 cơ quan báo chí quốc tế).
Xuân Nhi