Thứ trưởng Thường trực Nguyễn Danh Thái phát biểu kết luận buổi làm việc (Ảnh: N.Quang)

Tại buổi làm việc, đại diện các Tiểu ban đã báo cáo về công tác chuẩn bị Hội nghị. Là đầu mối điều phối công việc, Tiểu ban Lễ tân Khánh tiết đã gửi công văn đến Hội đồng Olympic Châu Á (OCA) để OCA gửi thư mời tới các nước, vùng lãnh thổ tham dự phiên họp tại Việt Nam. Ngày 31/7 là hạn cuối cùng cho các Ủy ban Olympic quốc gia đăng ký tham dự.

Theo ông Hoàng Vĩnh Giang, PCT kiêm Tổng Thư ký Ủy ban Olympic Việt Nam (VOC), đến thời điểm này đã nhận được thông báo của 37 quốc gia và vùng lãnh thổ đăng ký tham dự Hội nghị. Còn 8 nước chưa đăng ký như: Palestine, Triều Tiên... Đông Timor do những khó khăn khách quan.

Công tác phối hợp giữa các Tiểu ban trong việc chuẩn bị đón tiếp, bố trí nơi ăn, ở, đi lại cho các đại biểu tham dự Hội nghị cũng được quan tâm. Tiểu ban Hậu cần sẽ làm việc với các Khách sạn Deawoo (Hà Nội) và Rex (TP Hồ Chí Minh) về việc đặt phòng ở, Hội trường Hội nghị. Tuy nhiên, để tránh lãng phí thì Tiểu ban cần thêm thông tin về số lượng phòng, giá cả... để trực tiếp thương thảo với các khách sạn.

Về phần tài liệu phục vụ Hội nghị, các Tiểu ban chuyên môn gửi về VOC để tập hợp, dịch sang tiếng Anh. Các tài liệu này, sẽ được chuyển cho Tiểu ban CNTT - TT để đưa lên Website của BTC cũng như chuyển vào USB gửi cho các đoàn. BTC Hội nghị đã làm việc với NXB TDTT và Tiểu ban Chuyên môn kỹ thuật để in các tài liệu cần thiết, đặc biệt là sổ tay kỹ thuật (Technical Handbook).

Hiện tại, Tiểu ban CNTT - TT đã hoàn thành việc xây dựng phần mềm làm thẻ. Website của BTC cũng đã đưa vào hoạt động. Các modul đăng ký trực tuyến, in thẻ đã hoàn thành, phần thông tin bằng tiếng Anh đang được hoàn thiện do phần hiệu đính ngôn ngữ vẫn chưa có người chỉnh sửa.

Theo Phó Tổng cục trưởng Tổng cục TDTT Vương Bích Thắng, kế hoạch tổ chức Hội nghị  đã được dự kiến cụ thể. Thời gian từ nay đến khi khai mạc Hội nghị không còn nhiều trong khi khối lượng công việc lớn. Các đơn vị có liên quan cần phải lên danh sách đầu mục công việc cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng. Trung tâm Điều hành và VOC sẽ tập hợp tài liệu, tiến hành chuyển ngữ và in. Hạn cuối phải hoàn thành các công việc này là ngày 20/8.

Đại diện các Tiểu ban báo cáo cụ thể công tác chuẩn bị cho Hội nghị trưởng đoàn AI Games III (Ảnh: N.Quang)

Kết luận buổi làm việc, Thứ trưởng Thường trực Bộ VH,TT&DL Nguyễn Danh Thái - Phó Trưởng Ban Thường trực BTC AI Games III yêu cầu Tiểu ban Lễ tân, Khánh tiết sớm thông báo số lượng khách, quan chức tham dự Hội nghị. Tiểu ban Hậu cần làm việc với các Khách sạn về việc giảm giá cho khách dự Hội nghị. Sẽ thành lập Ban Nội dung chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung tài liệu do ông Hoàng Vĩnh Giang làm Trưởng ban.

Công tác giao thông, chuẩn bị xe ôtô các loại, TNV phục vụ giao thông sẽ giao cho Tiểu ban Giao thông.  Tiểu ban Giao thông phối hợp với Tiểu ban An ninh tổ chức thực tập công tác giao thông, đón đoàn trước khi Hội nghị diễn ra. Đầu tháng 8, BTC AIG III sẽ cử đoàn cán bộ  vào làm việc với BTC AI Games III của thành phố tiến hành công tác chuẩn bị tổ chức Hội nghị tại Tp Hồ Chí Minh .

Các Tiểu ban cần sớm báo cáo những khó khăn lên BTC để kịp thời tháo gỡ. Tiểu ban Tuyên truyền chịu trách nhiệm lên phương án xây dựng phòng trưng bày truyền truyền cho Đại hội. BTC cũng sẽ tiến hành họp báo quốc tế tại Hà Nội và Tp. Hồ Chí Minh trước khi tiến hành Hội nghị.

Thứ trưởng Nguyễn Danh Thái cũng nhấn mạnh việc tổ chức tốt Hội nghị sẽ có ý nghĩa quan trọng về mọi mặt góp phần vào sự thành công của AI Games III.

T.Dương