Tới dự và chỉ đạo cuộc họp có Bộ trưởng Bộ VH,TT&DL Hoàng Tuấn Anh, Thứ trưởng thường trực Nguyễn Danh Thái, cùng đại diện các trưởng Tiểu ban của trung ương và các địa phương đăng cai AI Games III.

Tại cuộc họp, đại diện các Tiểu ban đã báo cáo về tình hình triển khai và thực hiện các công việc do Tiểu ban đảm trách cho đến thời điểm này. Qua báo cáo cho thấy nhìn chung đến nay tất cả các Tiểu ban đã sẵn sàng mở màn cho một kỳ Đại hội thành công. Bên cạnh đó, các Tiểu ban cũng đã nêu rõ một số khó khăn, hạn chế trong quá trình hoàn tất công việc ở khâu nước rút này. Trong đó vấn đề được đặc biệt quan tâm tại cuộc họp chính là Lễ khai mạc, mặc dù kịch bản của Lễ khai mạc đã có một số thay đổi so với kế hoạch ban đầu nhưng không vì thế mà làm giảm đi tính hấp dẫn, đặc sắc của buổi Lễ.

Về vấn đề này Bộ trưởng đã yêu cầu Tổ đạo diễn và Hà Nội – đơn vị phụ trách Lễ khai mạc: sau mỗi buổi sơ duyệt và tổng duyệt sẽ có các cuộc họp để chỉ ra những điểm còn tồn tại, khâu nào làm chưa tốt từ đó đóng góp ý kiến, rút kinh nghiệm và nhanh chóng tìm cách khắc phục ngay trong ngày hôm sau tránh tình trạng ỷ lại, thiếu trách nhiệm.

 Y Tế - Doping: Tiểu ban đã có kế hoạch, tập huấn và điều phối đội ngũ y tế ở tất cả các địa điểm một cách hợp lý. Theo dự kiến, trong 1 hoặc 2 ngày tới theo sự chỉ đạo của BTC AI Games III có thể tại tất cả các địa điểm thi đấu, cũng như nơi ở của các đoàn tham dự sẽ được phun thuốc chống dịch.          

Hậu Cần và dịch vụ công: Tiểu ban đã bố trí cho khách VIP, trọng tài, VĐV, HLV, cán bộ đoàn, khoảng trên 2000 khách, ở 18 khách (trong đó 1776 VĐV, cán bộ đoàn , HLV, trọng tài theo quốc gia). Tại các tỉnh như Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh, Bắc Ninh cũng đã được Tiểu ban phối hợp cùng với địa phương bố trí song nơi ăn nghỉ cho các trọng tài, đoàn tham dự thi đấu các môn ở các địa phương trên.

Công nghệ thông tin và truyền thông: Việc triển khai CNTT phục vụ tổ chức Đại hội về cơ bản đã sẵn sàng cho việc tổ chức Đại hội, tuy còn những khó khăn, Tiểu ban CNTT - Truyền thông AI Games III đã xác định và xây dựng những phương án dự phòng để khắc phục các sự cố nếu có. Hệ thống thông tin của Đại hội sẽ đi vào hoạt động ổn định từ sau ngày 27/10, sau khi triển khai tổng thử nghiệm trên toàn bộ hệ thống lần cuối cùng.

Tiểu ban Lễ tân khánh tiết: Cho tới thời điểm này Tiểu ban đã bàn giao song đội ngũ TNV cho đơn vị và bắt đầu bước vào triển khai công tác đón các đoàn thể thao của các nước tham dự Đại hội. Khó khăn lớn nhất hiện nay ở công việc này đó là trong khoảng thời gian ngắn tập trung trong 3 ngày 27, 28, 29/10 các đoàn đến đông, dồn dập các múi giờ bay luôn bị thay đổi do vậy công tác đón tiếp các đoàn gặp rất nhiều khó khăn. 

Kết thúc cuộc họp Bộ trưởng Hoàng Tuấn Anh nhấn mạnh: AI Games III là công việc chung và cũng là nhiệm vu quốc gia, do đó mỗi cá nhân và tập thể hãy nêu cao tinh thần trách nhiệm vì lợi ích quốc gia hoàn thành tốt công việc được giao.