Tham dự họp, ngoài các thành viên của Tiểu ban Vận động tài trợ còn có Phó Tổng cục trưởng Tổng cục TDTT Vương Bích Thắng, đại diện Bộ Tài chính, đại điện Bộ Kế hoạch Đầu tư cùng các đại biểu liên quan.
Thay mặt cho Tiểu ban Vận động tài trợ, Tổng biên tập Báo TTVN Hoàng Dự đã báo cáo vắn tắt về tình hình chung của 2 tháng qua. Theo đó, Tiểu ban vận động tài trợ đã họp thảo luận phương án vận động tài trợ Indoor Games 3 và nhất trí trình BTC phương án lựa chọn một đối tác có đủ năng lực là đối tác độc quyền vận động tài trợ và xin Chính phủ, các Bộ liên quan cho phép áp dụng cơ chế khoán với mức kinh phí là 4 triệu USD, trong đó 2,5 triệu USD là tiền mặt, còn lại là hàng hoá... (trong khung quy định của OCA là 8.5 triệu USD). Nếu đối tác vận động tài trợ giá trị trên 8.5 triệu USD thì phải trả cho BTC 34% tiền mặt để nộp cho OCA và 10% trong tổng giá trị 66% hỗ trợ cho BTC. Đối tác phải thực hiện các chi phí để thực hiện quyền lợi trả nhà tài trợ theo thoả thuận. Và một tin vui cũng như là sự khởi đầu thuận lợi cho Tiểu ban khi đại diện của Bộ Tài chính cho biết: Bộ đã thông qua các chủ trương trên, văn bản trả lời chính thức sẽ được ban hành trong thời gian sớm nhất.
Cũng theo ông Hoàng Dự, mặc dù còn rất nhiều khó khăn như tình hình kinh tế xã hội của Việt Nam dự báo sẽ rất khó khăn trong năm 2009. Việc vận động tài trợ phải huy động các đối tác nước ngoài có sản phẩm ở khu vực Châu Á thì mới có thể đảm bảo huy động mức kinh phí như đã đề xuất là 4 triệu USD (cả hàng hoá). Tuy nhiên mức này cũng chưa chắc đã thực hiện được nên cần điều chỉnh lại con số cho phù hợp. Tiểu ban chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc bán bản quyền truyền hình và khai thác thương mại logo, linh vật của Đại hội nên còn lúng túng trong việc đề xuất với Ban chỉ đạo và BTC các giải pháp để triển khai.
Để khắc phục những khó khăn nêu trên, tạo thêm nguồn thu, góp phần thúc đẩy công tác tuyên truyền quảng bá Đại hội và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác vận động tài trợ, Tiểu ban cũng đã dự thảo về vấn đề bản quyền truyền hình và khai thác thương mại, logo, linh vật của Đại hội. Vấn đề này cũng cần tham khảo thêm ý kiến của các chuyên gia nước ngoài, OCA và các Đài Truyền hình do đặc thù của Việt Nam chưa có tiền lệ bán bản quyền ở các Đại hội thể thao lớn.
Các vấn đề có liên quan tới vấn đề thuế cũng như khai thác giá trị bản quyền logo, linh vật của Đại hội cũng được đem ra bàn bạc tại cuộc họp. Sau khi nghe báo cáo của Tiểu ban cùng các ý kiến đóng góp tích cực của các đại biểu, Thứ trưởng Nguyễn Danh Thái đã có kết luận đánh giá những nỗ lực của Tiểu ban trong thời gian qua; từ nay tới Đại hội chỉ còn chưa đầy 8 tháng, trong khi thời gian để Tiểu ban phải hoàn thành nhiệm vụ chỉ còn 4 tháng do đó các thành viên cần tích cực hơn nữa, nên có những cuộc họp thương xuyên nhằm xử trí kịp thời các tình huống vì sự thành công của sự kiện thể thao lớn nhất Châu Á lần đầu tiên được tổ chức tại Việt Nam.