Mặc dù Việt Nam đã có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện thể thao lớn trong nước cũng như quốc tế, điển hình là SEA Games 22, tuy nhiên để đảm bảo cho Đại hội thể thao Châu Á trong nhà lần thứ 3 (2009) diễn ra thành công tốt đẹp, Ban tổ chức nước chủ nhà (VAIGOC) cần có sự cố vấn của các thành viên của Hội đồng Olympic Châu Á (OCA).

Những tháng vừa qua, nhờ các kênh thông tin đại chúng mà người dân Việt Nam và bạn bè quốc tế đã biết đến AI Games III nhiều hơn qua các hoạt động, sự kiện như: Cuộc đi bộ đồng hành cùng AI Games III, đêm hội "Niềm tin chiến thắng" với nhiều ca khúc bất hủ về thể thao, cuộc phát động lấy 2 triệu chữ ký cho AI Games III, Hội nghị Trưởng đoàn các quốc gia tham dự AI Games III, Hội nghị Truyền thông quốc tế lần thứ nhất, các cuộc họp thường xuyên của Ban chỉ đạo, Ban tổ chức đôn đốc công tác chuẩn bị cho Đại Hội...

Một trong những cuộc họp quan trọng khác là cuộc họp điều phối của OCA và các quốc gia thành viên nhằm chỉ đạo và điều hành tốt mọi công việc liên quan trực tiếp đến công tác chuyên môn của Đại hội (dự kiến diễn ra vào đầu tháng 10 tại 2 địa điểm thi đấu chính: Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh).

Ngày 16/09, tại trụ sở Tổng cục TDTT, Tiểu ban Tuyên truyền AI Games III đã có buổi làm việc với đoàn xe đạp Người cao tuổi Hà Nội về công tác tuyên truyền và cuộc vận động 2 triệu chữ ký, hướng đến Đại hội. Buổi làm việc do ông Hoàng Dự, Tổng biên tập báo Thể thao Việt Nam, Phó trưởng Tiểu ban tuyên truyền AI Games III chủ trì.

Sau hơn 1 năm triển khai, sáng ngày 19/9, Cung Thi đấu Điền kinh trong nhà đã chính thức khánh thành và được tiến hành bàn giao cho Sở Xây dựng Hà Nội. Đến dự Lễ Khánh thành và bàn giao có ông Phạm Quang Nghị - Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành uỷ Hà Nội, ông Tôn Quốc Tường, Đại sứ Trung Quốc tại Việt Nam cùng đại diện lãnh đạo Bộ Xây dựng, lãnh đạo Tp. Hà Nội, các Sở, ban, ngành... của Tp. Hà Nội.